Import/Export

Im Menü „Im-/Export“ können Sie verschiedene Datenbanken und Teilnehmerdaten exportieren, bearbeiten und importieren.

Export/Verfügbare Reports

Unter „Verfügbare Reports“ können Sie verschiedene Datensätze als CSV, Text, XLSX oder PDF Datei herunterladen, archivieren, verschicken und bei Bedarf bearbeiten. CSV Dateien öffnen Sie dabei in der Regel mit Excel. Im Menüpunkt „Export“ werden die einzelnen Reports und was zu beachten ist, erklärt.

Import/Datenbank Import

Der Import erlaubt, die zuvor exportierten und dann mutierten Datensätze wieder in das System zu importieren. Der Import ist primär für einen manuellen einmaligen „Erstimport“ ausgelegt.

Aktualisieren über den Import: Jeder Datensatz enthält einen eindeutigen Schlüssel (ID), der pro Kunde nur einmal vergeben werden darf. Ist die ID in der bestehenden Datenbank bereits vorhanden, werden die entsprechenden Daten mit den neuen überschrieben; es findet also ein Update statt.

Beispiel: Anlegen eines neuen Teilnehmers

Zur Verdeutlichung des Export-/Import-Prozesses folgt nun beispielhaft das Anlegen eines neuen Teilnehmers:

  1. Speichern und Öffnen der Datei „import.csv“ über den dynamischen Export.

  2. Anlegen des neuen Teilnehmers „Martin Meier“, mit Adresse, Mobilnummer, Email, Funktion, sowie als Sprache Französisch. Beachten Sie hier die festgelegten Konventionen. Speichern Sie anschliessend die Datei. Eventuell warnt ein Popup-Fenster davor „einige Features der Arbeitsmappe gehen möglicherweise verloren“. Bestätigen Sie trotzdem die Verwendung des Formats mit „Ja“.

  3. Importieren der Datei über den dynamischen Import. Klicken Sie hierzu auf „Dateien auswählen“, navigieren Sie zu dem Speicherort der Datei und wählen diese aus. Klicken Sie anschliessend auf „Übertragen“.

  4. In der Teilnehmerliste können Sie nun den neuen Eintrag sehen.